Job-Kolumne: Weniger Stress auf Dienstreisen

 

Überfüllte Züge und verspätete Flüge, verschwitzt zum Kundentermin und zunehmend gesundheitliche Probleme: Dienstreisen sind wichtig und führen oft zu interessanten Orten, sehen aber nur für andere wie bezahlter Urlaub aus. Mediencoach Attila Albert sagt, wie sie weniger stressig werden.

Heute für ein Interview oder Kundengespräch nach Hamburg, übermorgen nach München. Nächste Woche für ein Event nach London, und bald steht auch wieder die Digitalkonferenz in den USA an. Dienstreisen klingen glamourös für diejenigen, die sie nicht machen müssen oder dürfen. Tatsächlich sind die Orte und Anlässe oft interessant, bezahlte Kurzurlaube sind sie trotzdem nicht. Nicht selten bleibt vor Ort kaum eine halbe Stunde für etwas Privates.

Im Gegenteil: Zu viele Dienstreisen sind ein häufiger Grund für Medienprofis, eine berufliche Veränderung zu erwägen - vom Reporter über die Society-Kolumnistin, die bis in die frühen Morgenstunden nach Geschichten sucht, bis zum Verkaufsdirektor. Nach der anfänglichen Begeisterung werden Dienstreisen vielfach als persönliche und auch gesundheitliche Belastung empfunden, die zunehmend aushöhlt und zudem auch nicht freiwillig ist.

Viele Unannehmlichkeiten durch Sparmaßnahme

Das liegt weniger an den Reisen selbst als den Umständen. Vielleicht müssen Sie um 4.30 Uhr aufstehen für einen Morgenflug, weil Sie noch die Nacht mit dem Partner verbringen wollten oder die Firma eine zusätzliche Übernachtung nicht übernommen hätte. Züge fallen aus, sind verspätet oder überfüllt. Sie kommen schon abgehetzt und verschwitzt beim ersten Termin an, um vielleicht festzustellen, dass Sie eine wichtige Unterlage im Büro vergessen haben oder sich beim hektischen Eintragen des Termins in der korrekten Adresse geirrt.

Die Sparmaßnahmen der Firmen in den letzten Jahren haben weitere Unannehmlichkeiten hinzugefügt. Gab es noch in den 90er Jahren einen Reisekostenvorschuss in bar, ist heute die Firmenkreditkarte üblich, die aber mit dem Privatkonto verknüpft ist. Folge: Kommt die Erstattung erst nach dem Buchungstag, müssen Sie die Reisekosten privat vorstrecken, was sich bei Vielreisenden auf mehrere tausend Euro addieren kann. Es ist nicht selten, dass selbst Führungskräfte deswegen immer wieder gesperrte Karten wegen Kontoüberziehung haben und mitreisende Kollegen bitten müssen, die Übernachtung für sie zu übernehmen.

Da die Sekretariate parallel stark verkleinert oder ganz abgeschafft wurden, ist auch die Abrechnung vollständig auf die Mitarbeiter abgewälzt. Nicht selten noch immer auf die alte umständliche Art: Belege numerieren, aufkleben, Excel-Formulare ausfüllen, ausdrucken, Hauspost vorbereiten - obwohl genug andere Arbeit zu erledigen wäre. Zwar gibt es längst Online-Abrechnungssysteme, bei denen nur noch Handyfotos der Belege hochzuladen sind. Doch im Einsatz sind sie bisher eher bei den Technologie- als Medienhäusern.

Obergrenze vereinbaren und großzügiger planen

Aus Kostengründen sollen Dienstreisen zudem immer kürzer und sparsamer sein: Economy auch für Abteilungsleiter, Anreise am Vortag unerwünscht, keine Spesenpauschale für Verpflegung mehr, Hotelvorgaben, die für viele Großstädte unrealistisch sind oder lange Anreisen innerhalb des Zielortes erfordern. So waren Dienstreisen vielleicht einmal ein Vergnügen und haben noch immer einige Annehmlichkeiten, sorgen heute aber für ein unangenehmes Grundrauschen an Stress. Hier Möglichkeiten, ihn zu reduzieren:

  • Vereinbaren Sie, wenn möglich, eine Obergrenze für Dienstreisen, die für Sie akzeptabel ist. Im besten Fall ist das bereits Teil der Stellenausschreibung und vertraglich geregelt, z. B. maximal 20 Prozent der Arbeitszeit. Zusätzliche Termine lassen sich vielleicht an jüngere, kinderlose Kollegen delegieren, die gern reisen oder danach noch einige private Urlaubstage anhängen wollen.

  • Versuchen Sie, Dienstreisen verstärkt durch Video- und Telefonkonferenzen zu ersetzen. In vielen Medienhäusern ist das noch nicht Teil der Firmenkultur oder scheitert teilweise bisher an technischen Problemen, etwa einer zu schwacher Internetverbindung in den Büros. Sie könnten es zu Ihrem Projekt machen, diesen Kulturwandel herbeizuführen, und als erster davon profitieren.

  • Legen Sie möglichst gleichbleibende Rhythmen für Reisetage fest und umgekehrt Tage, an denen die grundsätzlich keine Termine außerhalb Ihres regulären Arbeitsortes annehmen. Diese Voraussehbarkeit reduziert Stress und hilft zudem Ihrer Familie, da sie weiss, wann Sie im Normfall daheim sein werden und wann sie problemlos eigene Aktivitäten (z. B. Hobbies, Freunde) einplanen kann.

  • Organisieren Sie Ihre Reisen mit zeitlichen Reserven, setzen Sie also beispielsweise nicht den ersten Termin eine Stunde nach Ankunft per Flugzeug an. Mehrere unverplante "Pufferzonen" innerhalb des Tages helfen Ihnen, die üblichen Verzögerungen wie Staus, einen verspätet ankommenden Kunden oder ein längeres Gespräch als geplant aufzufangen, ohne in Schwierigkeiten zu geraten.

  • Sehen Sie Erholungsphasen für Sich vor, füllen Sie also nicht jede freie Viertelstunde mit Arbeiten am Computer oder Laptop und sämtliche Abend mit Geschäftsessen. Es ist wichtig für Ihre eigenen Ressourcen, einmal in Ruhe einen Kaffee zu trinken und durchzuatmen, abends z. B. Laufen zu gehen (Sportsachen mitnehmen) oder die Hotelsauna zu nutzen. Nach der Rückkehr: Später ins Büro oder Home Office.

  • Achten Sie auf Ihre Ernährung, wenn Sie unterwegs sind. Aufpassen bei ständigen Sandwiches und Croissants am Bahnhof, hektischen, fettigen Mittagessen an der Autobahnraststätte, zu viel Kaffee und abends Alkohol "zum Runterkommen". So vermeiden Sie Übergewicht, Magenprobleme und ständige Müdigkeit. Selbst bei McDonalds finden Sie akzeptable Salate mit gegrillter Hähnchenbrust u.ä.

  • Setzen Sie sich die Spesenabrechnung als ersten Termin (30 Minuten) nach Rückkehr in Ihren Kalender, damit die Belege in die Buchhaltung kommen und Sie so früh wie möglich Ihre Erstattung erhalten. Zudem verhindern Sie damit, dass sich Belege mehrerer Reisen aufsammeln. durcheinander geraten oder verloren gehen. So können Sie sich schnell wieder um wichtigere Erledigungen kümmern.

Bemerken Sie bereits deutliche Anzeichen, dass Sie zu viel unterwegs sind, sollten Sie klar mit Ihrem Vorgesetzten sprechen. Typische Stresszeichen sind starke Gewichtszu- oder Abnahme, gestörter Schlaf, häufige Erkältungen, nervöses Augenzucken oder Trinken, um sich zu entspannen. Aber auch: Häufiges Vergessen von Unterlagen, Verwechseln von Terminen oder Verabredungen, dass Sie in falsche Züge steigen oder Flüge verpassen.

In vielen Fällen haben Vorgesetzte ein Einsehen und helfen Ihnen, diese Belastung deutlich zu reduzieren. Ansonsten ist langfristig der einzige Weg, die Position oder sogar das Unternehmen zu wechseln, um mehr Zeit und Ruhe für sich selbst und die Familie zu haben. Und wenn Sie dann doch verreisen, dann bevorzugt ohne weitere Termine in den Urlaub und ansonsten nur zu wenigen, ausgesuchten Meetings, die wirklich notwendig sind.

Zum Autor: Attila Albert (45) begleitet mit seiner Firma Media Dynamics seit mehreren Jahren Medienprofis bei der beruflichen und persönlichen Neuorientierung. Albert hat selbst mit 17 Jahren als Journalist zu arbeiten begonnen. Anfangs bei der "Freien Presse" in Chemnitz, eine der größten deutschen Regionalzeitungen, später insgesamt 23 Jahre bei Axel Springer, unter anderem als Textchef und für Sonderaufgaben bei der "Bild"-Bundesausgabe, danach als Autor bei der Ringier AG in Zürich. Berufsbegleitend hat er sich in den USA zum Coach ausbilden lassen sowie vorher ein dreijähriges Webentwickler-Studium absolviert.

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