Job-Kolumne: Wie man externe Partner besser führt

 

Immer mehr Redaktionen nutzen externe Dienstleister, weil ihre eigenen Teams zu klein geworden sind - für Content-Produktion, Fotobearbeitung, Layouts und vieles mehr. Doch der Start kann frustrierend sein. Wie Sie schnell effektiv zusammenarbeiten, sagt Mediencoach Attila Albert.

Vor einigen Jahren sorgte ein Verlag, der alle seine Text- und Fotoredakteure entließ und nur noch die Redaktionsleitungen anstellte, für Empörung. Inzwischen ist dieses Modell zum Branchenstandard geworden, wenn auch meist in weniger extremen Ausprägungen. Die eigenen Teams sind viel zu klein, um alle anfallenden Aufgaben zu erledigen. Spezialisierte externe Dienstleister übernehmen teilweise oder vollständig z.B. die Produktion von Content (Texte, Fotos, Videos), Layout und Fotobearbeitung, Datenanalyse, Marketing oder PR.

Für die verbliebenen Medienprofis ist das oft eine frustrierende Erfahrung. Natürlich haben Redaktionen immer schon mit freien Mitarbeitern, vor allem mit Texter oder Fotografen, gearbeitet. Manche Redaktion war schon in den 90ern mehrheitlich freiberuflich besetzt, wenn auch vielfach nicht sofort erkennbar war, wer Angestellter, Pauschalist oder ganz Freier mit Zeilen- bzw. Fotohonorar war. Es handelte sich nicht selten um Arrangements, in denen diese Kollegen täglich ins Büro kamen und wie Angestellte geführt werden konnten.

Das Arbeiten mit externen Dienstleistern erweitert und professionalisiert diesen Ansatz, macht ihn aber auch anspruchsvoller. Häufige Gründe dafür: Die räumliche Entfernung macht tägliche Besprechungen unmöglich und setzt vor allem auf Mail- und Telefonkontakt. Der Dienstleister vergibt die Aufträge intern weiter (z.B. an Texterpools oder eigene Freie). Nicht zuletzt kennt der Dienstleister den Auftraggeber, also die Redaktion oder den Verlag, anfangs nur begrenzt. Häufige Folge: Mittelmäßige, teilweise sogar fehlerhafte Lieferungen.

Folgende Empfehlungen können Ihnen helfen, wenn Sie mit externen Partnern arbeiten. Sie unterstützen Sie dabei, sie zu einer effektiven Erweiterung Ihres eigenen Teams zu machen.

Partner auswählen, der Ihren Bedarf versteht 

Wählen Sie den Partner nicht nur nach dem Preis aus. Insbesondere, wenn Sie selbst noch wenig Erfahrung mit Outsourcing haben, sollten Sie einen Partner wählen, der bereits lange mit ähnlichen Kunden, wie Sie es sind, arbeitet hat. Sie profitieren von Lerneffekten, können viele bewährte Ansätze direkt kopieren und haben einen Partner, der die notwendige Geduld mitbringt. Das Einarbeiten dauert für beide Seiten realistisch sechs bis neun Monate.

Eigenes Team auf holprige Start vorbereiten

Bereiten Sie sich auf interne Widerstände vor. Viele Ihrer Kollegen werden behaupten, dass das "keinesfalls" funktionieren könne. Der eigene Bedarf wäre zu speziell, man könne das anderen nicht erklären, die Kommunikation wäre zu kompliziert. Lassen Sie sich davon nicht beirren. Tatsächlich haben diese Befürchtungen einen wahren Kern, lassen sich aber durch korrekte Einführung und Pflege des Partners (siehe nächste Punkte) minimieren.

Zusammenarbeit definieren und dokumentieren

Definieren Sie alle Bestell-, Arbeits- und Lieferschritte. Um effektiv arbeiten zu können, sollten Sie präzise festlegen, wie der Partner beauftragt wird (z.B. Bestellformular mit allen nötigen Informationen), wie er arbeiten soll (z.B. Flussdiagramm mit allen Schritten bis zur Lieferung) und was er liefern soll (z.B. durch vorbereitete Templates). Ihr eigenes Team muss das ebenso wissen und nutzen. Vermeiden Sie ewige E-Mail-Korrespondenzen.

Feedback geben, nicht selbst umarbeiten

Führen Sie eine Feedback-Kultur ein. Da die ersten Lieferungen fast immer unbefriedigend sein werden, ist die Versuchung groß, den nächsten Partner auszuprobieren. Vermeiden Sie das ebenso wie generell eine Vielzahl von Partnern für gleiche Aufgaben. Machen Sie es stattdessen zum Standard, immer Rückmeldungen zu geben. Beispiel: Eine unbefriedigende Textlieferung nicht verärgert selbst umschreiben, sondern mit Kommentaren zurückgeben.

Mindestens quartalsweise treffen und bewerten

Führen Sie den externen Partner. Ein häufiger Irrtum ist, dass er - nach der Einarbeitung - quasi auf Autopilot arbeiten könne. Sie müssen ihn ebenso führen wie einen internen Kollegen. Vereinbaren Sie also regelmäßige Berichterstattung an Sie (z.B. abgearbeitete Aufträge und ihr Umsatzvolumen) sowie Treffen, um die Qualität der Arbeit und Wünsche an die Kommunikation zu diskutieren. Empfehlenswert: Mindestens quartalsweise persönlich.

Einen guten externen Partner erkennen Sie daran, dass er auf seinem Gebiet besser ist als Sie selbst, schnell lernt und bereit ist, Sie auf Ihrem Weg zu begleiten. Häufig ist es sinnvoll, wenn Sie ihn ohne größere Umstände physisch treffen können - achten Sie also auch auf Reisewege. Er sollte die Mentalität eines professionellen Dienstleisters haben: Ihnen nützt niemand, der ihnen ein paar Ideen hinwirft, Sie aber mit aller Umsetzung allein lässt oder gar unter Druck setzt. Nicht zuletzt: Eine gewisse Mindestgröße ist nötig, damit er nicht bei den ersten Auftragsspitzen wegbricht - er muss in der Lage sein, mit Ihnen zu wachsen.

Zum Autor: Attila Albert (46) begleitet mit seiner Firma Media Dynamics seit mehreren Jahren Medienprofis bei der beruflichen und persönlichen Neuorientierung. Albert hat selbst mit 17 Jahren als Journalist zu arbeiten begonnen. Anfangs bei der "Freien Presse" in Chemnitz, eine der größten deutschen Regionalzeitungen, später insgesamt 23 Jahre bei Axel Springer, unter anderem als Textchef und für Sonderaufgaben bei der "Bild"-Bundesausgabe, danach als Autor bei der Ringier AG in Zürich. Berufsbegleitend hat er sich in den USA zum Coach ausbilden lassen sowie vorher ein dreijähriges Webentwickler-Studium absolviert.

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