Corona trotzen: Wie Medienunternehmen Events ins Digitale verlagern

 

Statt in der Vor-Corona-Zeit geplante Veranstaltungen abzusagen, setzen Medienhäuser auf neue Formate im Netz. kress pro gibt in einem Case Tipps, was sie dabei unbedingt beachten sollten.

Großveranstaltungen dürfen in Deutschland erst wieder ab Ende August stattfinden. Viele Veranstalter stehen daher vor der Frage, wie sie möglichst viel Umsatz ihres Eventgeschäfts retten. Eine Möglichkeit: der Umzug in den digitalen Raum.

"Es ist schwierig, aber es ist möglich", sagt Simone Merfeld, Geschäftsführerin der auf Event-Umsetzungen spezialisierten Bad Tölzer Agentur iKnow Konzept. Im Auftrag der Würzburger Vogel Communications Group hat sie als Event-Expertin im Last-Minute-Rettungsversuch die Existenz des Führungskräfte-Kongresses "The Future Code" gesichert. Es ist eine Veranstaltung, die sich mit der Frage der digitalen Transformation von Geschäftsmodellen beschäftigt und dieses Jahr nach einer erfolgreichen Premiere 2019 vom 23. bis 24. Juni stattfand. Rein digital. Hinter Merfeld und ihrem Team liegt die Ad-hoc-Transformation eines im verlagseigenen Vogel Convention Center in Würzburg durchgeplanten Programms in eine Digitalkonferenz unter Corona-Bedingungen.

Geblieben ist dabei vom ursprünglichen Konzept vor allem eines: der Ort. Es ist ein Hightech-Veranstaltungsraum, in dem die "The Future Code"-Referenten, anstatt im großen Auditorium vor reales Publikum zu treten, nun in eine Art TV-Studio umziehen, in dem eine raumfüllende Großprojektionsfläche hinter den Sprechern und Diskutanten den Hintergrund zum virtuellen Konferenzgeschehen bilden wird. "Wir haben den angemeldeten Besuchern im April gesagt, dass es eine digitale Veranstaltung werden wird", blickt Merfeld auf die wichtigsten Etappen der vergangenen Wochen zurück. "Es hat keiner storniert", sagt die Mit-Veranstalterin.

Wesentlicher Schritt der Roadmap hin zur eigentlichen Veranstaltung war für sie die Phase, in der das gesamte Konzept, das eigentlich schon für die geplante Präsenz-Veranstaltung feststand, noch einmal vom Kopf auf die Füße gestellt werden musste. "Eine Eins-zu-eins-Umsetzung von analog auf digital kann nicht funktionieren", sagt Merfeld. Um die Gäste vor dem Bildschirm zu halten, ließ sie nicht nur alle technischen Voraussetzungen für das, was sie "eine Event-Plattform mit Experience-Zone für digitale Begegnungen" nennt, anpassen. Auch das Programm mussten die Vogel-Teams komplett durchforsten und für eine Digitalkonferenz Ungeeignetes entweder radikal ummodeln – oder komplett streichen.

"Die Content-Formate werden angepasst", sagt Merfeld im Rückblick. Nur Vorträge, Talks und Diskussionen, die auch digital die Chance haben, ihr Publikum bei der Stange zu halten, wurden behalten. Kürzungen, neue Dramaturgien, Straffungen – all das ist die Kärrnerarbeit für die Konferenz-Umplaner, die es auch bei prominenten Referenten zu bewältigen gilt. "Die Referenten sind vor Ort", fasst Merfeld das Konzept zusammen. "Es gibt einen Erlebnischarakter im Studio. Wir wollen keinesfalls den Eindruck eines klassischen Webinars erzeugen."

Als technische Lösung haben sich Vogel und iKnow für eine Eigenkreation als digitales Übertragungstool entschieden – "nicht das typische Zoom", wie Simone Merfeld sagt. "Eine gute Konferenzsoftware soll einen guten Überblick schaffen", so die Event-Planerin. "Sie soll das Geschehen und die Teilnehmer nicht nur in Kacheln zeigen." Für die Aufbereitungsformen empfiehlt sie einen möglichst abwechslungsreichen Programmablauf und keine PowerPoint-Schlachten. Filme, überraschende, bildstarke Slides, aber nach Möglichkeit auch Musikeinspielungen bis hin zu Live-Jingles einer Konferenz-Band müssen den Ablauf auflockern.

Kniffligster Punkt, an dem sich Technik- und Organisationsfragen eng berühren, ist die Sorge um das, was für viele Konferenz- und Event-Besucher der wichtigste Teilnahmegrund ist: das informelle Networking. "Man muss Chats und Aktivitätenräume anbieten und sie sichtbar machen", sagt Merfeld. Für The Future Code erlaubt die Veranstaltungssoftware das Eröffnen von "Breakout-Rooms", wie sie die Event-Expertin nennt. "Da ist man unter sich", sagt sie. "An solchen privateren Orten kann man auch mal dumme Fragen stellen."

Merfeld hat auch Bereiche anlegen lassen, an denen sich Partner und Sponsoren der Veranstaltung, die sonst real mit Ständen und Präsentationsflächen vor Ort vertreten wären, darstellen können. "Es ist wichtig, dass man sich an diesen Partner-Orten persönlich trifft", sagt sie. Auch dort soll es interaktive Elemente wie Chats geben – und die Möglichkeit, im virtuellen Raum zu spazieren. Die Konferenz kann sich so öffnen – und Event-Partner einbinden und ihnen Geschäftsmodelle eröffnen.

Bei den Konferenz-Inhalten ist Merfeld eine Anhängerin der Verknappung. "Sie müssen kurzweilige Formate machen", rät sie. Dafür braucht es auf den Rednerpulten und in der Moderation Showtalente: "Die Referenten müssen im Digitalen besser sein als auf der realen Konferenzbühne." Wichtig ist es, die Nutzer, die in Wirklichkeit ja nur auf ein kleines Bildschirm-Viereck starren, auch wirklich zu bannen. Außerdem hat Merfeld alles versucht, um die Anbindung der Zuschauer am anderen Ende der Leitungen zu erhöhen. "Es muss stets eine direkte Ansprache ans Publikum geben – etwa in dem Stil: 'Bitte nutzen Sie unsere Q&A-Sessions nach dem Talk!'"

Im kress pro-Case über die Konferenz The Future Code lesen Sie auch, welche Preise die Vogel Communications Group für The Future Code genommen hat, welche Mischformen zwischen Präsenz- und Vor-Ort-Veranstaltungen möglich sind und was andere Veranstaltungsexperten bei der Verlagerung von Konferenzen in den digitalen Raum raten. Außerdem finden Sie dort eine Checkliste zur Planung von Digital-Events.

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