Besser organisiert: 7 Wege, wie Medienprofis ihre E-Mails reduzieren

 

Für die meisten Medienprofis ist es eine tägliche Herausforderung, alle ihre E-Mails zu bearbeiten – wenn sie das überhaupt noch schaffen. Dabei sollten sie durch kollaborative Plattformen und Chats doch weniger werden. Coach Attila Albert über sieben häufige Gründe und mögliche Lösungen.

Wenn ich mich in diesen Tagen in der Medienbranche umhöre, Workshops für effektivere Zusammenarbeit oder Coachings vorbereite, dann höre ich vielfach: Die Zeiten sind noch einmal herausfordernder geworden. Die Kosten sind deutlich gestiegen (Strom, Papier, Logistik). Gleichzeitig ist der Umsatz gesunken, weil die Kunden bzw. Nutzer weniger Geld zur Verfügung haben und vorsichtig bis ängstlich in die Zukunft blicken. So geht es längst nicht mehr nur um die nächste Strategie, sondern um die Basis: Wie arbeitsfähig bleiben, ohne dass einem die Mitarbeiter weglaufen, weil sie nicht mehr können oder wollen?

Das ist anstrengend, aber für Teams die Chance, einiges zu ordnen, was bisher immer wieder verschoben worden war, weil es ja auch so lief. Einen Aspekt möchte ich davon heute herausgreifen, weil er ein Symptom organisatorischer Schwächen ist, die sich in Krisen besonders zeigen: Die Überlastung mit E-Mails. Viele Medienprofis haben fast den Eindruck, hauptsächlich damit beschäftigt zu sein, welche zu beantworten oder selbst zu schreiben. Dabei sollten sie durch kollaborative Plattformen und Chats doch weniger werden. Wer den Gründen dafür nachgeht, findet insgesamt bessere Lösungen.

1. Keine Aufträge und Arbeitsplanung per E-Mail

Chaotische Arbeitsplanung ist ein Hauptgrund für übervolle Postfächer. Abläufe, Standards und Zuständigkeiten sind nicht sauber geklärt. Die Ressourcen (Mitarbeiter) passen nicht zum Arbeitsvolumen. Vorgesetzte beauftragen situativ. Kollegen stellen Nachfragen oder beauftragen sich gegenseitig, melden Zwischen- und Endergebnisse – alles per E-Mail, damit bald völlig unübersichtlich. Die Lösung: Arbeitsplanung konsequent nur noch über ein Projektmanagement-Tool (z. B. Asana, Monday, Meistertask; Trello ist dafür wenig geeignet). Alle Aufträge, Nachfragen, Zwischen- und Endstände sind so für alle klar und bleiben an einer Stelle.

2. Eingangspunkte im Team definieren, einhalten

Häufig gehen Anfragen und Aufträge per E-Mail irgendwo im Team ein. Ungeordnet in Form und Inhalt bei jemanden, der gar nicht zuständig ist, aber für seine Hilfsbereitschaft bekannt. Bald werden diese E-Mails weitergesendet, überlasten ständig bestimmte Kollegen. Der Chef weiß oft nicht einmal davon. Die Lösung: Legen Sie einige wenige Kollegen fest, die Aufträge annehmen dürfen und dann intern weiterverteilen – und in welcher Form das geschehen muss (z. B. ausgefülltes Briefing-Formular übers Projektmanagement-Tool). Verweisen Sie andere konsequent darauf, um zu mehr Disziplin zu erziehen.

3. Keine E-Mails mit Anhängen mehr

Versenden Sie Dateien (z. B. Präsentationen, Dokumente, Fotos) möglichst nie als Anhänge von E-Mails. Insbesondere, wenn deren Inhalt diskutiert wird oder sich aus anderen Gründen noch ändern könnte. Sie erzeugen sonst ständig mehr Dateiversionen und Diskussionsstränge und verlieren bald ganz die Übersicht. Die Lösung: Hinterlegen Sie die Datei auf einer Cloud-Plattform (z. B. Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox) und teilen Sie nur den Link dazu. So bleibt es bei einer Datei, die Sie fortlaufend aktualisieren können. Akzeptieren Sie Kommentare anderer ebenfalls nur in dieser Datei, nicht per E-Mail.

4. Verteiler staffeln, Aufgaben präzisieren

Häufig liest man die Empfehlung, E-Mails nicht mehr an alle zu senden. In der Praxis lässt sich das meist nicht umsetzen. Tatsächlich sollen normalerweise verschiedene Vorgesetzte, Kollegen und eventuelle externe Partner informiert werden. Bald aber redet jeder mit, wird alles immer verwirrender. Die Lösung: Erstellen Sie für alle Projekte und wiederkehrenden Aufgaben einen Ablaufplan, am besten als Swimlane-Diagramm visualisiert. Legen Sie darin fest: Wer an welcher Stelle informiert wird und worüber. Unterscheiden Sie, wer nur Kenntnis erhält, ohne Mitspracherecht zu haben, und wer etwas entscheiden bzw. erledigen muss.

5. Angeben, ob eine Antwort notwendig ist

Viele E-Mails sind eher informativ oder enthalten eine Anfrage, ein Angebot oder einen Wunsch. Dabei bleibt häufig unklar, wie verbindlich das ist und – bei mehreren Empfängern – wer am Ende verantwortlich ist. Die Lösung: Geben Sie möglichst präzise an, welche Reaktion Sie sich vom Empfänger wünschen. Eine bestimmte Entscheidung oder Handlung, zu wann? Sie kommen ihm entgegen, wenn Sie von sich aus auch die Option nennen, dass keine Antwort notwendig ist, wenn er nicht helfen kann oder kein Interesse hat. Das reduziert für beide Seiten E-Mails, die rein aus Höflichkeit geschrieben werden.

6. Scheinlösung Chat möglichst vermeiden

Einige Unternehmen haben versucht, die E-Mail-Flut zu reduzieren, indem sie zusätzlich Chats (z. B. Slack, Facebook Business, WhatsApp) eingeführt haben. Das verlagert das Problem jedoch nur, führt zu mehr paralleler Kommunikation, die sich zudem schwerer nachverfolgen und später dokumentieren lässt. Die Lösung: So wenig Plattformen, Meetings und Calls wie möglich. Ein hoher Gesprächsbedarf zeigt, dass Ihre Abläufe und Leistungen (individuell und als Abteilung) unklar und zu wenig standardisiert sind, damit ständig neu diskutiert werden. Klären Sie das z. B. in einem Team-Workshop.

7. Erreichbar bleiben, geordnet antworten


Manche Medienhäuser wollen ihre Teams entlasten, indem sie sie abschirmen: Keine individuellen Kontaktangaben im Impressum mehr, keine Nennung von Durchwahlen oder Mailadressen. Nachrichten an allgemeine Postfächer sind möglich, werden aber oft Tage später und recht allgemein beantwortet. Das senkt zwar die Belastung, isoliert aber von Kunden, Informanten und Bewerbern. Die Lösung: Geteilte Postfächer mit geregelter Bearbeitung, z. B. innerhalb von 24 Stunden von einem fachkundig Kollegen (statt Callcenter mit Textbausteinen) mit anschließender Ablage für alle. Am schnellsten ist dabei häufig ein kurzer Rückruf, der Rückfragen erlaubt, nicht gleich die nächste E-Mail.

Der Produktmanager eines großen E-Mail-Anbieters erzählte mir einmal, dass es nur zwei Arten von Nutzern gäbe: Diejenigen, die ihr Postfach täglich abarbeiten, direkt archivieren oder löschen – und diejenigen mit tausenden E-Mails im Eingang, die vielfach nur den Betreff überfliegen und die Nachricht nicht einmal öffnen. Welcher Typ Sie auch sind: Sehen Sie einmal in Ihrem Postfach nach, zu welchen Verbesserungen es Sie anregt. Vielleicht bestellen Sie nur bestimmte Benachrichtigungen, Verteiler oder Newsletter ab. Eventuell aber gehen Sie weiter und klären gemeinsam, wie die Arbeit für alle leichter werden könnte.

Zum Autor: Attila Albert (geb. 1972) begleitet Medienprofis bei beruflichen Veränderungen. Er hat mehr als 25 Jahre journalistisch gearbeitet, u.a. bei der Freien Presse, bei Axel Springer und Ringier. Begleitend studierte er BWL, Webentwicklung und absolvierte eine Coaching-Ausbildung in den USA. www.media-dynamics.org.

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